5 pasos para mejorar la gestión del tiempo en el trabajo

Pasar más horas en la empresa no significa ser más productivos. Por ello, mejorar la gestión del tiempo en el trabajo es fundamental. La planificación desempeña un papel importante para aprovechar al máximo tu tiempo, y no necesariamente siguiendo una rutina, sino que significa tomar decisiones más inteligentes y saber cuándo es el momento adecuado para realizar una tarea u otra.

A continuación, veamos cuales 5 pasos a seguir para mejorar la gestión del tiempo en el trabajo:

Paso 1: Conocer la importancia del tiempo

Entre las competencias que mayor importancia tienen en la actualidad se encuentra la gestión del tiempo. Cualquier profesional que desea resultar empleable hoy en día debe hacer mucho hincapié en aprender y desarrollar la habilidad de gestionar tiempos y plazos para resultar productivo en la organización.

Para ello es fundamental que entender en qué consiste este concepto, profundizar en sus características para así conocer la multitud de ventajas que puede aportar. También es importante como elemento crucial, saber diferenciar entre urgente e importante, aspectos que ayudarán a separar entre lo que se debe hacer de forma inmediata y aquellas otras cosas que se deben posponer o delegar.

También, y como consecuencia de querer mejorar la gestión del tiempo, se debe profundizar en un concepto tan importante como es la productividad personal y en cómo puede ayudar a convertir a individuos en verdaderos líderes de nuestro tiempo.

Por último, alentado por los avances tecnológicos y las exigencias de un mercado cada vez más dinámico, la gestión del tiempo se ha convertido en un aspecto trascendental para las empresas españolas. Según datos 2013 de la Federación Empresarial Metalúrgica Valenciana (Femeval):

• Solo un 45% de la jornada laboral en España es productiva: las empresas valoran cada vez más la habilidad de gestionar bien el tiempo entre sus trabajadores, ya que este factor mejora la productividad y la competitividad de la organización.
• Un 35% del tiempo de cada jornada se destina a tareas necesarias pero que no aportan rentabilidad: el problema, por tanto, no es la falta de horas sino la mala gestión del tiempo que impide hacer frente a todas las tareas. El origen de esta disfunción tiene una doble vertiente, el individuo y su entorno.
• El 20% del tiempo restante se podría considerar directamente como no productivo. Esto implica en una pérdida tiempo, recursos y dinero que minan la moral individual, afectan al ambiente de trabajo y conllevan efectos negativos para toda la organización.

Paso 2: Identificar las dificultades en la gestión del tiempo

Una vez profundizado sobre la importancia del tiempo y haber analizado sus diferentes características, es el turno de identificar las principales dificultades que se puede encontrar a la hora de gestionarlo.

Para ello, habrá que profundizar en los hábitos que llevan a desarrollar una mala gestión del tiempo, identificando tanto causas internas como externas, evidenciando los principales ladrones de tiempo con los que se deben trabajar a diario para terminar con algunas claves que pueden resultar de gran interés.

Paso 3: Comprender las leyes principales del tiempo

Se han desarrollado una serie de leyes y principios que ayudan a entender de manera más completa todo lo relacionado con la gestión del tiempo. 

Aunque son muchas, es importante entender las principales leyes o principios de gestión del tiempo que tienen un mayor impacto.

• La ley de Parkinson: “Una tarea se expande tanto como el tiempo que se asigna a su realización.”
• La Ley de Pareto: “El 20% de las acciones generan el 80% de los resultados.”

• La Ley de Murphy aplicada a la gestión del tiempo: “Cualquier trabajo que empecemos ocupará más tiempo del previsto debido a algún incidente o situación que no contemplábamos.”

• La Ley de Illich: “Tras un cierto número de horas, la productividad del tiempo invertido en una tarea decrece primero y se hace negativa después.”

• La Ley de los ritmos biológicos: “Cada persona está sometida a múltiples ritmos biológicos que deben ser tenidos en cuenta en la programación de las actividades.”

Paso 4: Saber qué metodología poner en práctica   

Tras realizar los tres primeros pasos, es el momento de trabajar en el marco de las metodologías que se pueden poner en práctica para culminar con éxito la meta de aprender a mejorar la gestión del tiempo.

A partir de este momento, se debe centrar en conocer en profundidad en qué consisten las distintas metodologías de gestión del tiempo y cómo se pueden aplicar en el día a día. De las muchas que existen se pueden mencionar:

• El Criterio ABC: una pequeña parte del tiempo de trabajo lo destinamos a las tareas “tipo A” que son las que proporcionan la mayor parte de los resultados y el resto a tareas que aportan menos valor, que denominamos tareas tipo B o C.
• Metedoligía GTD (Getting things done): una metodología de productividad personal basada en hábitos que, una vez desarrollados, permiten mejorar el control del día a día y afrontar la realidad con mayor perspectiva. 
• Matriz de Einsenhower: establece las pautas sobre donde debemos poner nuestra atención en base a dos criterios, importancia y urgencia y cuatro posibles combinaciones de ambos.
• Diagrama de Gantt: una herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.
• Método Pomodoro: un método que se utiliza para mejorar la administración del tiempo dedicado a una actividad. 

Paso 5: Planificar y aplicar adecuadamente las tareas encomendadas

El entorno profesional es uno de los ámbitos de la vida donde la gestión del tiempo tiene mayor impacto. La productividad como profesional depende, en muchas ocasiones, de la capacidad que se desarrolla para aprender a gestionar adecuadamente cada una de las tareas y funciones que son encomendadas.

En la realización de tareas, existen herramientas digitales que ayudan y acompañan, permitiendo optimizar el tiempo para así poder centrarse en lo que verdaderamente aporta valor.

Gestionar el tiempo adecuadamente y utilizar todas las herramientas disponibles permite controlar las situaciones de estrés y sus consecuencias negativas para el desarrollo adecuado del trabajo. Es importante identificar las potenciales situaciones generadoras de estrés laboral, de esta manera ponerse en disposición de dar los pasos oportunos para combatirlo y ganar así en calidad de vida.

Si desea profundizar más sobre los 5 pasos para mejorar la gestión del tiempo en el trabajo, te recomendamos realizar el Curso de Gestión Eficaz del Tiempo, donde podrás aprender a ser más productivos en el trabajo y a la vez disponer de mas tiempo libre para dedicar a tu familia y amigos.

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